Oświadczenie o wykorzystywaniu danych użytkownika wyłącznie w zakresie realizacji zamówienia i obsługi transakcji

1. Cel oświadczenia

Niniejsze oświadczenie wyjaśnia, w jaki sposób dane przekazywane przez użytkownika podczas korzystania ze sklepu peristyleandportico są wykorzystywane w związku z realizacją zamówienia i czynnościami bezpośrednio z nim związanymi.

Dane klienta nie są wykorzystywane w zakresie szerszym niż potrzebny do obsługi konkretnej transakcji, płatności, dostawy, zwrotu, reklamacji, refundacji, rozliczeń, bezpieczeństwa zamówienia oraz wykonania obowiązków, które powstają w związku ze sprzedażą internetową.

Sklep stosuje zasadę minimalizacji danych. Oznacza to, że zakres informacji powinien odpowiadać rzeczywistej potrzebie wynikającej z danego etapu obsługi zamówienia.

2. Dane wykorzystywane przy składaniu zamówienia

W celu przyjęcia i wykonania zamówienia sklep może przetwarzać dane przekazane przez klienta podczas zakupu, w szczególności:

– imię i nazwisko;

– adres e-mail;

– numer telefonu;

– adres dostawy;

– dane adresowe potrzebne do prawidłowego rozliczenia zamówienia, jeżeli zostały podane;

– numer zamówienia;

– informacje dotyczące zamówionych produktów;

– wartość zamówienia;

– wybraną metodę płatności;

– status płatności;

– informacje o wysyłce i doręczeniu.

Dane te są wykorzystywane w takim zakresie, w jakim są potrzebne do potwierdzenia zamówienia, przygotowania przesyłki, wykonania płatności, przekazania towaru przewoźnikowi i zakończenia dostawy.

Klient nie powinien przesyłać danych, które nie są potrzebne do wykonania zamówienia lub rozpatrzenia konkretnej sprawy.

3. Dane dotyczące płatności

Sklep może otrzymywać informacje potrzebne do potwierdzenia, że płatność została wykonana, odrzucona, anulowana albo zwrócona. Mogą to być między innymi kwota transakcji, waluta, identyfikator płatności, status transakcji oraz metoda płatności.

Pełne dane instrumentu płatniczego, takie jak pełny numer karty lub kod zabezpieczający, nie powinny być przesyłane do obsługi sklepu w wiadomości e-mail ani telefonicznie. Obsługą takich danych zajmuje się właściwy dostawca płatności w zakresie niezbędnym do wykonania transakcji.

Informacje płatnicze wykorzystywane przez sklep służą do potwierdzenia płatności, uzgodnienia zamówienia, wykonania refundacji oraz wyjaśnienia problemów dotyczących konkretnej transakcji.

4. Dane wykorzystywane do dostawy

Do przygotowania i doręczenia przesyłki wykorzystywane są wyłącznie informacje konieczne do jej prawidłowego zaadresowania i obsługi.

W zależności od konkretnego zamówienia dane niezbędne do doręczenia mogą zostać przekazane przewoźnikowi USPS, DHL Express, UPS lub FedEx.

Przewoźnik może otrzymać w szczególności imię i nazwisko odbiorcy, adres dostawy, numer telefonu lub adres e-mail, jeżeli są potrzebne do organizacji doręczenia, a także dane identyfikujące przesyłkę.

Standardowy czas przygotowania zamówienia do wysyłki wynosi 1–3 dni roboczych, a przewidywany czas doręczenia 7–13 dni roboczych. Dane dotyczące przesyłki mogą być przetwarzane przez czas potrzebny do wykonania dostawy, wyjaśnienia opóźnienia, ustalenia lokalizacji przesyłki lub rozpatrzenia szkody transportowej.

5. Dane przy zwrocie i refundacji

Sklep stosuje 30-dniowy okres na zwrot bez podawania przyczyny. Jeżeli klient korzysta z tego uprawnienia, dane zamówienia są wykorzystywane w celu identyfikacji produktu, potwierdzenia transakcji, organizacji zwrotu oraz wykonania refundacji.

W ramach obsługi zwrotu mogą być przetwarzane numer zamówienia, dane kontaktowe, informacje o zwracanym produkcie, dane dotyczące przesyłki zwrotnej oraz status refundacji.

Refundacja jest kierowana do pierwotnej metody płatności, chyba że klient wyraźnie uzgodni inną bezkosztową metodę. Po zleceniu refundacji zaksięgowanie środków następuje co do zasady w ciągu 3–7 dni roboczych, zależnie od obsługi transakcji po stronie właściwej instytucji finansowej.

Dane z procesu zwrotu nie są wykorzystywane do celów niezwiązanych z obsługą danej transakcji i wynikających z niej rozliczeń.

6. Dane przy reklamacji, uszkodzeniu lub brakującej części

Jeżeli klient zgłasza brak, uszkodzenie, niezgodność produktu albo brakującą część, sklep może przetwarzać dane potrzebne do identyfikacji zamówienia i oceny konkretnego problemu.

Mogą to być numer zamówienia, nazwa produktu, opis problemu, informacje o dostawie oraz zdjęcia przesłane przez klienta, jeżeli pomagają ustalić charakter szkody lub brakującego elementu.

Dane te służą wyłącznie do rozpatrzenia sprawy, skontaktowania się z klientem, ustalenia sposobu naprawienia problemu, dosłania części, wymiany, odbioru produktu lub wykonania innej czynności koniecznej do prawidłowej obsługi zgłoszenia.

Zdjęcia i opisy przesłane w ramach zgłoszenia nie powinny zawierać informacji niezwiązanych z reklamacją.

7. Dane przy kontakcie z obsługą

Jeżeli użytkownik kontaktuje się ze sklepem przed zakupem lub po złożeniu zamówienia, treść wiadomości może być przetwarzana wyłącznie w zakresie potrzebnym do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia danej sprawy.

W przypadku pytań przedzakupowych wystarczające są dane konieczne do odpowiedzi na pytanie dotyczące produktu, jego wymiarów, przeznaczenia, sposobu użytkowania lub warunków dostawy. Klient nie ma obowiązku podawania danych identyfikacyjnych, jeżeli nie są one potrzebne do udzielenia odpowiedzi.

Jeżeli kontakt dotyczy konkretnego zamówienia, sklep może poprosić o numer zamówienia albo inne informacje niezbędne do jego prawidłowej identyfikacji.

8. Shopify i zaplecze techniczne sklepu

Sklep działa w środowisku Shopify. Dane potrzebne do funkcjonowania strony, koszyka, procesu zamówienia, obsługi płatności i zaplecza transakcyjnego mogą być przetwarzane w infrastrukturze Shopify w zakresie koniecznym do świadczenia tych usług.

Dostęp techniczny do danych nie oznacza prawa do wykorzystywania ich do dowolnych celów. Zakres przetwarzania powinien być ograniczony do funkcji potrzebnych do działania sklepu, bezpieczeństwa transakcji i realizacji zamówienia.

9. Brak wykorzystywania danych zamówienia do niezależnych celów

Dane przekazane w celu realizacji zamówienia nie są traktowane jako ogólna zgoda na ich wykorzystywanie w innych, niezwiązanych z transakcją celach.

Sklep nie powinien wykorzystywać informacji o zakupie, adresu dostawy, numeru telefonu ani dokumentacji reklamacyjnej w sposób niezwiązany z realizacją zamówienia, obsługą klienta, bezpieczeństwem transakcji, rozliczeniem lub obowiązkami wynikającymi z prowadzenia sprzedaży.

Jeżeli określone przetwarzanie wymaga odrębnej zgody użytkownika, nie może być ono uznane za dozwolone wyłącznie dlatego, że użytkownik złożył zamówienie.

10. Udostępnianie danych podmiotom uczestniczącym w realizacji zamówienia

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, których udział jest potrzebny do wykonania konkretnej czynności.

Dotyczy to przede wszystkim:

– Shopify jako dostawcy infrastruktury sklepu;

– właściwego dostawcy płatności;

– USPS, DHL Express, UPS lub FedEx w zakresie obsługi przesyłki;

– podmiotów, których udział jest niezbędny do wykonania obowiązków księgowych, rozliczeniowych lub technicznych związanych z daną transakcją.

Każdy odbiorca powinien otrzymywać tylko taki zakres informacji, jaki jest konieczny do wykonania jego zadania.

Dane nie są przekazywane innym podmiotom wyłącznie dlatego, że mogłyby być dla nich użyteczne.

11. Przechowywanie danych

Dane związane z zamówieniem są przechowywane przez czas potrzebny do wykonania transakcji, a następnie przez okres konieczny do prawidłowego rozliczenia sprzedaży, obsługi roszczeń, reklamacji lub innych obowiązków powstałych w związku z zamówieniem.

Nie wszystkie dane są przechowywane przez taki sam okres. Przykładowo informacje potrzebne do krótkotrwałej obsługi konkretnego zapytania nie powinny być zachowywane dłużej niż jest to potrzebne do zakończenia sprawy, natomiast dokumentacja transakcyjna może wymagać dłuższego okresu przechowywania.

Po ustaniu celu dane powinny zostać usunięte, zanonimizowane albo ograniczone do zakresu, który nadal musi być zachowany w związku z rozliczeniem lub ochroną praw stron.

12. Bezpieczeństwo danych

Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób i systemów, które potrzebują go do obsługi konkretnej funkcji.

Sklep stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiadające charakterowi przetwarzanych danych oraz korzysta z zabezpieczeń dostępnych w środowisku Shopify.

Klient powinien również chronić swoje dane dostępowe, wiadomości potwierdzające zamówienie oraz urządzenie, z którego korzysta podczas zakupów. Podejrzenie nieuprawnionego dostępu do danych związanych z zamówieniem należy niezwłocznie zgłosić obsłudze sklepu.

13. Prawa użytkownika

Użytkownik może zwrócić się o informację dotyczącą swoich danych związanych z zamówieniem, uzyskać do nich dostęp, zażądać sprostowania danych nieprawidłowych, a w odpowiednich przypadkach także ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia.

Jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie, użytkownik może ją wycofać. Wycofanie zgody nie powoduje usunięcia informacji, które nadal muszą być zachowane w celu wykonania transakcji, rozliczenia zamówienia, obsługi roszczenia lub realizacji obowiązku, który nie zależy od zgody.

Wniosek dotyczący danych można przesłać na adres e-mail wskazany poniżej. Jeżeli jest to konieczne do ochrony danych przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej, sklep może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.

14. Odpowiedzialność stron

Sklep odpowiada za przetwarzanie danych w zakresie, w jakim pozostaje ono pod jego kontrolą, oraz za prawidłowe ograniczenie wykorzystywania danych do celów związanych z transakcją i wynikających z niej obowiązków.

Użytkownik odpowiada za prawidłowość informacji, które sam przekazuje. Jeżeli podaje dane innej osoby jako odbiorcy przesyłki, powinien być uprawniony do ich przekazania w celu wykonania dostawy.

Błąd użytkownika w adresie lub danych kontaktowych może utrudnić wykonanie zamówienia, ale nie daje sklepowi prawa do wykorzystywania tych danych w celu innym niż niezbędny do wyjaśnienia i realizacji konkretnej transakcji.

15. Kontakt

E-mail: ghkoppersupport@peristyleandportico.com

Telefon: +81 709 313 59 64

Adres: Royal Corpo Takanodai 302, 2-10-2 Takanodai Minami, Sugito-machi, Kitakatsushika-gun, prefektura Saitama 345-0046, Japonia

Godziny obsługi:

poniedziałek–piątek: 9:00–17:30

weekendy oraz polskie święta ustawowe: obsługa klienta jest nieczynna.